Visão Geral do Gerencio Fácil

O Gerencio Fácil está em constante desenvolvimento e novas funcionalidades podem ser adicionadas a qualquer momento. Esta página irá descrever o sistema em sua visão geral, realizando um tuor em suas funcionalidades para que você adquira conhecimento mais amplo sobre o sistema.

Dashboard

Aqui é onde tudo começa. Depois que você acessar sua conta, nosso sistema irá utilizar sua inteligência interna para te guiar mostrando o que você deve fazer em seu negócio, como por exemplo, exibindo os projetos que precisam ser finalizados com urgência, os pagamentos que estão atrasados ou as tarefas que precisam ser realizadas durante o dia (funcionalidade ainda em desenvolvimento).

Dashboard é considerado o resumo do que está acontecendo em seu negócio e é diferente para cada usuário que existir em sua conta. O dashboard além de auxiliar cada usuário com as próximas ações a serem realizadas, adiciona atalhos aos módulos do sistema para acesso rápido a funcionalidades corriqueiras.

Módulos

O Gerencio Fácil conta com alguns módulos para separar as informações do seu negócio, de forma a ficarem melhores distribuídas no sistema. Os módulos disponíveis atualmente no sistema são os módulos de Contatos, Vendas, Propostas, Projetos, Pagamentos e Tarefas. Estes módulos funcionam de forma independente e podem ser ou não utilizados em sua conta no sistema (com excessão do módulo de Contatos, que não pode ser desativado).

Cada módulo possui funcionalidades únicas que podem facilitar o gerenciamento destes dados específicos. Verifique o guia relacionado a cada um destes módulos na lateral desta página para conhecer as funcionalidades de cada um deles.

Campos do Sistema e Personalização

Um dos objetivos do Gerencio Fácil é lhe dar a possibilidade de personalização quase que infinita dos dados em sua conta com configurações gerais e personalizações de campos nos módulos, incluindo a visualização das informações presentes em cada campo. Existem diversos tipos de campos e cada um deles foi criado para lhe dar melhores possibilidades ao utilizar as funcionalidades para preenchimento e visualização de dados.

O administrador da conta poderá gerenciar a conta de forma geral através do menu de gerenciamento disponível no canto direito na navegação principal (submenu Minha conta). Também é possível personalizar os módulos do sistema através do link Personalizar, disponível na página principal de cada módulo.

Verifique o guia específico de personalização para conhecer todas as possibilidades de personalização da sua conta e de seus módulos ativos. Consideramos este um dos pontos de suma importância para a utilização do nosso sistema. O conhecimento destes níveis de personalização poderá definir o sucesso ou o fracasso do gerenciamento sustentável em seu negócio.

Pesquisa Global, Filtros e Ordenação

Para facilitar o uso do sistema, o Gerencio Fácil conta com um campo de pesquisa global disponível em todas as páginas que poderá acelerar suas pesquisas com alguns truques disponíveis para os mais experts.

Você poderá pesquisar no sistema a partir de qualquer informação, e o sistema utilizará sua inteligência interna para identificar em qual tipo de campo você deseja pesquisar. Por exemplo, ao pesquisar um contato com o texto "email@site.com", o sistema entende que a sua intenção de busca é no campo "E-mail" do contato, e não no campo "Nome" do contato, como é habitual de outros sistemas. Outro exemplo seria para pesquisar os pagamentos do mês; ao informar o texto "este mês", o sistema entende que a sua intenção de busca é restrita aos pagamentos que foram registrados para o mês em questão - realizando filtro através do campo de data dos pagamentos. Isto é chamado por nós como: Intenção de Pesquisa.

A intenção de pesquisa é uma funcionalidade de inteligência do sistema que irá lhe auxiliar nas pesquisas oferecendo possibilidades de pesquisa com filtros avançados que podem ser combinados para resultados ainda mais precisos ao que deseja encontrar. Além do campo global, o campo de pesquisa interno de cada módulo conta com a mesma funcionalidade para detectar a intenção de pesquisa, sendo este restrito ao módulo em questão.

Além do campo de pesquisa, o Gerencio Fácil conta com filtros e ordenação para enxugar resultados na listagem de informações em cada módulo que poderá ser personalizado com os campos disponíveis em sua conta. Filtros consideram o tipo de campo para exibir possibilidades de filtros personalizados com melhor navegação e interação de acordo com o seu tipo. Filtros são ótimos para verificar e exportar dados e tomar ações em seu negócio.

Consulte o guia referente a pesquisas e filtros para conhecer todas as possibilidades de pesquisa e personalização de filtros e ordenação. Temos certeza de que você ficará excitado ao conhecer todas as funcionalidades de pesquisa do Gerencio Fácil!

Usuários e Permissões de Acesso

Você poderá adicionar sua equipe de trabalho no sistema para alimentar e visualizar as informações juntamente com você. Os usuários do sistema contam com níveis de acesso para que nenhuma informação indesejada esteja disponível a pessoas que não deveriam visualizar tais informações.

Ao utilizar o sistema com mais de um usuário, o sistema adiciona nova possibilidades de visualização, edição e navegação, visando o melhor uso do sistema com multi-usuários. Além disto, o sistema adiciona logs e notificações para que você saiba o que cada membro da sua equipe está realizando no sistema.

Visite o guia específico de usuários e o guia de permissões de acesso para saber como utilizar o sistema com toda a sua equipe de trabalho.

Notificações e Logs

Como citado acima, o sistema do Gerencio Fácil conta com logs de ações e notificações distribuídas de forma inteligente para os usuários do sistema. Logs são ótimos para que administradores e gerentes realizem auditorias sobre as atividades da equipe; eles são acessados através da página de perfil do usuário dentro do sistema.

As notificações possuem abordagem um pouco diferente dos logs e são perfeitas para que todos os envolvidos possam estar sempre atualizados à mudanças como alterações nos projetos, contatos realizados, reuniões, comentários e todas as demais atividades que podem ser registradas no Gerencio Fácil por pessoas de sua equipe. Quando um usuário adiciona uma atividade em um contato no qual você tem acesso, uma nova notificação é adicionada a sua área de notificações para que você fique sabendo sobre o registro desta atividade.

O acesso as notificações se dá no canto superior direito da página do sistema, ao lado do campo de pesquisa global. Ao passar o mouse sobre o contador, as últimas notificações serão exibidas para consulta rápida. Ao clicar sobre o contador de notificações, você será direcionado a uma página exclusiva com todas as notificações do sistema.

Além das notificações sobre atividades de outros usuários, nós também utilizamos a funcionalidade de notificações para lhe manter atualizado sobre o ciclo de desenvolvimento do sistema e mudanças importantes. As notificações também são um dos canais de comunicação entre a nossa e a sua equipe.

Falaremos mais sobre as notificações e logs no guia específico destes itens.

Listagem, Estatísticas e Resumos

Gerencio Fácil tenta exibir as informações cadastradas no sistema para você da melhor forma possível. Você notará que cada módulo possui um tipo de visualização diferenciada para que os dados mais importantes sejam sempre priorizados. Com o poder de personalização do nosso sistema, você também poderá personalizar a listagem de dados dos campos como desejar, através do gerenciamento de campos dos módulos.

Além da listagem de dados cadastrados, sabemos que alguns dados estatísticos são bem úteis para obter informações rápidas dentro do sistema sem a necessidade de gerar relatórios. Em módulos como Vendas, Propostas, Projetos e Pagamentos, no final da listagem do resultados, há também um bloco com informações resumidas dos resultados.
Blocos de informações resumidas são úteis para facilmente identificar quantas vendas foram concluídas e o valor total delas por exemplo. Também é possível verificar um resumo das vendas que foram perdidas/canceladas e realizar um balanço entre vendas concluídas e vendas perdidas. O mesmo tipo de informação está disponível para as propostas, projetos e pagamentos.

As estatísticas em resumos dentro do sistema sempre respeitam os limites de consulta da sua pesquisa. Isto quer dizer que estatísticas serão montadas de acordo com a sua intenção de busca. É importante observar também que quando seu negócio trabalha com mais de uma moeda dentro do sistema, as estatísticas são divididas de acordo com a moeda trabalhada em cada item.

O módulo de Pagamentos conta ainda com blocos de informações especiais chamados "Balanço Previsto" e "Saldo das Contas". Balanço previsto disponibiliza para você a previsão de balanço da sua conta financeira caso todos os pagamentos registrados sejam confirmados durante o período de busca - incluindo os pagamentos que não foram pagos ou que estão aguardando confirmação. Este bloco é útil para identificar a previsão de saúde financeira do seu negócio, se ele irá ficar no negativo ou no positivo no final do período. Em contra partida, o bloco de informações do saldo de contas exibe o cálculo de saldo de cada conta financeira cadastrada no sistema. Este cálculo de saldo considera apenas os pagamentos de despesas e receitas que foram pagas e confirmadas em sua conta, para exibir o saldo real, como é em sua conta bancária.

Os detalhes da listagem em cada módulo serão abordados em guias específicos neste guia. Caso queira saber mais sobre a listagem e estatísticas de uma área do sistema, visite o guia para o módulo em questão.

Relacionamento de Dados

Apesar do sistema ser dividido em módulos, os dados cadastrados nos módulos do Gerencio Fácil são altamente relacionáveis uns com os outros para que você não tenha de repetir informações por todo lado. Ao relacionar módulos através de campos personalizados, o sistema passa a ter capacidade de gerar informações muito mais relevantes para sua equipe.

Um exemplo muito prático disto é o cadastro de pagamentos com relacionamento com o módulo de clientes. Depois de cadastrados alguns pagamentos, você poderá ir na página de qualquer cliente e a partir de lá obter informações sobre o relacionamento do cliente com seu negócio na parte financeira - se possui pagamentos atrasando, quantos pagamentos já realizou, o valor total deles, etc...

Com o relacionamento de dados dos módulos, sua equipe poderá contar com mais funcionalidades bastantes úteis do sistema, como o acesso rápido a informações relacionadas, que está descrito no tópico a seguir.

Acesso Rápido à Informações

Tendo em mente que sua equipe precisa de acesso rápido a informações corriqueiras, nos tivemos um cuidado especial para distribuir da melhor forma possível informações vitais em qualquer parte do sistema. Estas informações rápidas, são distribuídas em 2 vertentes: através da lateral de informações na página de cada item, em cada módulo ou através dos balões de informações rápidas em outros módulos.

A lateral de informações presente na página de cada item, pode por exemplo exibir apenas as informações mais importantes sobre um determinado projeto como data de início e data de entrega ou clientes e equipe envolvida no projeto. O acesso a estas informações na lateral se torna ideal, pois você não precisa clicar sobre a aba de informações de cada item para saber alguns dados importantes. Com a personalização dos campos do sistema, você poderá incluir ou remover outras informações que são importantes para o seu negócio na lateral de informações rápidas em cada módulo do sistema.

Os balões de informações trazem ao sistema ainda mais possibilidades para acesso a informações importantes. Os balões de informações são disponibilizados quando há relação de dados entre os módulos do sistema. Quando você está gerenciando os pagamentos por exemplo, ao colocar o mouse sobre o nome de um determinado cliente, um balão com as informações mais importantes deste cliente será exibido para que você tenha acesso a e-mails e telefones sem a necessidade de visitar a página do cliente. Este recurso é ótimo e pode agilizar tarefas como cobranças além de trazer conhecimento sobre as informações mais importantes de cada item, em todos os locais do sistema. Com a personalização dos campos do sistema, você poderá incluir ou remover outras informações nos balões de informações rápidas em cada módulo do sistema.

Importação e Exportação

Tarefas em massa se tornam muito mais simples de serem realizadas através de importação e exportação de dados, por isso, sua conta no Gerencio Fácil conta com a possibilidade de importação e exportação informações para todos os módulos do sistema.

Para saber mais sobre importações e exportações para agilizar tarefas em massa, visite o guia referente a este tópico.

Registro de Atividades

Além do cadastro de informações, todos os módulos do sistema contam com o registro de atividades para que sua equipe mantenha históricos com clientes, fornecedores, projetos e tudo mais que envolve seu negócio.

Para cadastrar uma atividades, você deverá acessar a página do contato ou item desejado e inserir as atividades através do campo disponível na aba de atividades. Nativamente, as atividades podem ser do tipo Comentário, Nota, E-mail, Telefonema, Reunião e Evento. Quando uma atividades é inserida, sua equipe receberá notificações para acompanhar o histórico do cliente juntamente com você. Assim todos podem oferecer o melhor atendimento baseando-se no histórico de relacionamento com seus clientes, fornecedores e atividades relacionadas a estes.

Acesso Mobile

Nosso sistema é totalmente responsivo. Isto quer dizer que você poderá acessar ele tanto em seu desktop quanto em qualquer dispositivo móvel, como tablets ou smartphones. Quando acessado de outros dispositivos, a interface do Gerencio Fácil irá se adaptar ao melhor modelo de visualização para o dispositivo em questão, para que o seu fluxo de trabalho não seja prejudicado com interfaces pouco amigáveis.

Se o seu negócio precisa de um pouco de mobilidade, o Gerencio Fácil poderá estar na palma da sua mão com alguns passos muito simples com a funcionalidade "Adicionar a tela de início" do seu sistema operacional mobile:

iOS - Adicionar aplicativo: Para adicionar o Gerencio Fácil à tela de início em seu dispositivo com o sistema operacional iOS - iPhone e Ipad - abra o aplicativo Safari e acesse a URL do nosso sistema - https://gerenciofacil.com/app. Faça o login com seus dados de acesso caso seja esta a primeira vez que acessa deste dispositivo. Depois de acessada sua conta, toque sobre o ícone de compartilhamento do Safari e selecione a opção Adicionar à tela de início (Add to home screen em inglês). Personalize as opções como desejar e finalize o processo. Pronto, um novo aplicativo estará disponível em seu dispositivo com o ícone do Gerencio Fácil.

Android - Adicionar aplicativo: Para adicionar o Gerencio Fácil à tela de início em seu dispositivo com o sistema operacional Android, abra o navegador padrão do seu dispositivo (ou Google Chrome) e acesse a URL do nosso sistema - https://gerenciofacil.com/app. Faça o login com seus dados de acesso caso seja esta a primeira vez que acessa deste dispositivo. Depois de acessada sua conta, toque sobre o menu de opções do navegador e selecione a opção Adicionar à tela inicial. Personalize as opções como desejar e finalize o processo. Pronto, um novo aplicativo estará disponível na tela inicial em seu dispositivo com o ícone do Gerencio Fácil.

Depois de adicionado o aplicativo ao seu dispositivo móvel, você poderá acessar o nosso sistema diretamente pelo aplicativo. É importante lembrar que para acessar nosso sistema em dispositivos móveis, você deverá ter uma conexão com a internet habilitada no dispositivo - WiFi, 3G, 4G, ... - pois o acesso ao nosso sistema requer uma conexão com a internet para funcionar corretamente.

Integrações

Para tornar a utilização do Gerencio Fácil ainda mais fácil, nosso sistema conta com suporte a integrações com os mais variados sistemas na internet. Isto quer dizer que você não precisará cadastrar informações no Gerencio Fácil e em outro sistema. Uma vez cadastrado no Gerencio Fácil o sistema de integração do Gerencio Fácil irá distribuir automaticamente e de forma inteligente informações com outros aplicativos que você tenha vinculado ao seu usuário.

Por outro lado, também oferecemos uma API para que o Gerencio Fácil receba dados de outros sistema, sem que você tenha de cadastrá-los manualmente.

Para realizar integrações com outros sistemas, acesse o link Integrações no menu de configurações em sua conta. A partir de lá, instruções com o funcionamento da integração e passos para realizar a integração serão exibidos de acordo com o aplicativo desejado.

Assinatura

O acesso ao sistema é controlado através de assinaturas, e são elas quem definem se o seu acesso ao sistema está liberado. Dentro do sistema, no menu de configurações você poderá acompanhar o status de sua assinatura bem como realizar o pagamento dela conforme necessário. Sempre mantenha a assinatura de sua conta em dia. Nós iremos lhe alertar quando ela estiver próxima do vencimento.

É importante lembrar que ao utilizar funcionalidades adicionais como mais usuários no sistema, o valor de sua assinatura poderá ser alterado. Visite a página sobre assinaturas neste guia para saber mais sobre cobranças adicionais e modalidades de pagamentos.

Agora que você conhece o sistema de forma geral, é hora de dar os primeiros passos para utilizar o sistema em seu negócio.

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